Documenten ontvangen

Wie digitaal wil werken, zal in principe alle papieren documenten moeten digitaliseren. Dat geldt dus ook voor de documenten die per post binnenkomen, waaronder facturen, offertes en overeenkomsten. Ook ingevulde formulieren, ontvangen vrachtbrieven en declaratiebonnetjes gaan door de scanner. Dat kan de scanner zijn die op iedere multifunctional zit; soms is de inzet van een “dedicated” scanner beter.

Voor het digitaliseringsproces is scansoftware nodig. Niet alleen voor het scannen zelf, maar ook voor de vervolgstappen. Waar gaat het digitale bestand naar toe (mailserver, archief, applicaties etc.)? Wat gaat ermee gebeuren (alleen opslaan, verzenden, publiceren, bewerken etc.)? Deze en andere vragen bepalen onder meer in welk format u een document vastlegt en de wijze waarop u indext. Sommige scansoftware gaat nog veel verder maakt zelfs de automatisering van bepaalde werkprocessen mogelijk, zoals de verwerking van enquêteformulieren en ontvangen facturen.

Voor de digitalisering en de aanzet tot verdere verwerking van ontvangen documenten levert Veenman ABBYY FlexiCapture, Nuance eCopy Sharescan, Scanshare en 20/20 Xspend. Veenman adviseert u graag over de functionaliteit en de toepassingsgebieden van deze scanpakketten.